Rapportera köp med Kleer-kortet
Så redovisar du köp med Kleer-kortet: köpen syns i Kleer direkt, och du kopplar ett kvitto till varje köp och lämnar in.
Har du Kleer-kortet dyker dina köp upp i Kleer direkt efter att du har betalat. Du behöver inte skriva in några belopp själv, bara koppla ett kvitto till varje köp och lämna in.
Den här sidan tar upp det som är speciellt för Kleer-kortet. Hur du skickar in kvitton, vad fälten betyder och hur du lämnar in står i Rapportera utlägg.
Så fungerar ditt kort
Kleer-kortet ges ut av Kleer tillsammans med Mynt. Det finns två sorters kort, och du rapporterar på samma sätt med båda:
- Bolaget betalar fakturan. Du redovisar köpen så att bolaget har kvitton till allt som dragits på kortet. Kan du inte visa kvitto för ett köp kan det dras från din lön.
- Du får fakturan och betalar den själv. Köpen du rapporterar betalas ut till dig i samband med lön, så att du har pengarna när fakturan ska betalas. Bolaget betalar kortets årsavgift. Har du råkat göra ett köp som inte hör till bolaget kan du ta bort det själv.
Är du osäker på vilket kort du har, fråga den som administrerar företagskorten i ert bolag.
När syns köpen i Kleer?
Direkt efter köpet. På webben hittar du dem under Utlägg > Hantera utlägg, i appen under Utlägg > Kortköp att redovisa.
Ser du inga köp alls? Be den som administrerar era företagskort kontakta er Kleer-konsult.
Redovisa ett köp, steg för steg
Köpen som väntar på kvitto står högst upp under Utlägg > Hantera utlägg, under rubriken Nya kortköp. De är sorterade per månad, och de senaste köpen ligger under fliken Senaste.
- Skicka in kvittot, gärna direkt när du har handlat. Se Skicka in kvittot.
- Klicka på köpet i listan.
- Välj kvittot som hör till köpet. Ofta har Kleer redan kopplat rätt kvitto. Under varje kvittobild står datum, belopp och leverantör, och du kan söka bland kvittona i sökrutan ovanför dem.
- Fyll i det som saknas, se Fyll i uppgifterna.
- Spara.
Några fält fyller Kleer i åt dig: Betalsätt (ditt kort, går inte att ändra), Datum och Belopp.
När du sparar flyttas köpet från filtret Ej hanterade till Hanterade, och kvittot hamnar under Utlägg att lämna in. Glöm inte att lämna in det sedan.
Reserverade köp
När du betalar med kortet reserveras först ett belopp. Det slutliga beloppet dras från kortet lite senare, oftast inom ett dygn. Det kallas att köpet settlas. Ibland skiljer sig beloppen åt:
- Tankning. Bensinstationen reserverar 1 500 kr när du sätter i kortet, men dras sedan bara för det du tankade, till exempel 714,28 kr.
- Köp i annan valuta. En baguette i Paris för 3,50 euro reserveras som 37,34 kr, men efter någon dag har växelkursen ändrats och det dras 35,02 kr.
- Något utgår ur en beställning. En dator och ett ställ reserverar 12 000 kr, men stället är slut och stryks. Det som dras blir 11 250 kr.
Därför kan du inte lämna in ett köp förrän det har settlats. Ett reserverat köp har en gul rad, och raden blir vit när köpet har settlats.
Ibland tar det flera dagar, och i undantagsfall settlas ett köp aldrig. Kontakta då din chef eller den som administrerar Kleer i ert bolag.
Automatik vid återkommande köp
Har ett köp exakt samma beskrivning som ett köp du har redovisat tidigare, fyller Kleer i samma uppgifter som förra gången:
- Typ av kvitto
- Land
- Momssats
- Kategorier, även en eventuell fördelning
Kleer känner också igen vanliga återkommande köp från till exempel Facebook, LinkedIn och Google, även när referensen är ny varje gång. “FACEBK Z65TPQ6642” räknas alltså som samma köp som “FACEBK 32X95VFDG3”.
Hjälpa någon annan med kortköpen
Den som administrerar företagskorten kan ge dig rätt att hantera köpen på någon annans kort, till exempel om du är assistent och tar hand om kvittona.
Gå till Utlägg > Hantera utlägg och välj kortinnehavaren i rullistan. Där står kortets namn efter personens namn. Du ser bara köpen på de kort du har fått rätt till.
Du kan ladda upp kvitton och koppla dem till köpen. Journalen lämnas in av kortinnehavaren, dennes chef eller någon som administrerar alla utlägg i bolaget.
Administrerar du företagskorten och vill ge någon den rätten, se Kleer-kortet, för dig som administratör.
FAQ
Varför får jag flera pushnotiser om samma köp?
Har du lagt till kortet i Apple Wallet eller Google Wallet skickar Wallet-appen också notiser om köp. Stäng av notiserna för kortet i Wallet-appen, så får du bara notisen från Kleer-appen.
Jag vill ta bort ett kortköp, hur gör jag?
Det går bara för köp med ett personligt kort. Klicka på köpet, välj Fler alternativ och sedan Ta bort.
Jag råkade ta bort ett kortköp, hur får jag tillbaka det?
Gå till fliken för månaden då köpet gjordes och klicka på filtret Hanterade. Köpet är överstruket. Markera det och klicka på Återskapa kortköp. Sedan redovisar du det som vanligt.
Relaterade guider
- Rapportera utlägg, grunderna: skicka in kvitton, fälten och att lämna in
- Kleer-kortet, för dig som administratör, för dig som hanterar företagskorten i bolaget