Rapportera utlägg

Så lämnar du in kvitton för det du har köpt åt bolaget, i tre steg: skicka in kvittot, fyll i uppgifterna och lämna in. Börja här oavsett hur du betalade.

Har du köpt något åt bolaget, till exempel en taxiresa, en lunch med en kund eller ett program till datorn? Då rapporterar du det i Kleer, så att bolaget kan bokföra köpet och du får tillbaka pengarna om du betalade själv.

Vilken guide gäller dig?

Hur betalade du?	Läs här
Med egna pengar	Den här sidan
Med ett företagskort som inte är kopplat till Kleer	Den här sidan
Med Kleer-kortet	Rapportera köp med Kleer-kortet
Med ett kort från AirPlus eller SEB Corporate som är kopplat till Kleer	Rapportera köp med AirPlus- eller SEB Corporate-kort

Osäker på om ditt kort är kopplat till Kleer? Dyker köpen upp under Utlägg > Hantera utlägg av sig själva, utan att du har skickat in något, då är det kopplat.

Kortguiderna bygger på den här sidan. Fälten du fyller i förklaras här, och de gäller hur du än betalade.

Så fungerar det, i tre steg

Skicka in kvittot till Kleer, med appen, mejl eller uppladdning på webben.
Fyll i uppgifterna, till exempel vad du köpte och varför.
Lämna in kvittot, så att det kan godkännas och betalas ut.

Rapportera i god tid. Många bolag har ett sista datum varje månad för att utlägg ska komma med på nästa lön.

Allt går att göra i Kleer-appen, som du laddar ner i App Store eller Google Play, eller på webben under Utlägg > Hantera utlägg. Den här guiden visar webben.

1. Skicka in kvittot

Papperskvitto. Fota kvittot med Kleer-appen. Du kan också mejla ett foto till kvitton@expense.kleer.se. Se till att bilden är skarp och att allt går att läsa. En väldigt liten bild, under ungefär 20 kB, kan inte läsas in.

Digitalt kvitto, till exempel en PDF eller ett kvitto i ett mejl:

Mejla det till kvitton@expense.kleer.se. Är själva mejlet kvittot kan du vidarebefordra hela mejlet, så gör Kleer om det till en PDF.
Eller ladda upp filen under Utlägg > Hantera utlägg, genom att dra den till sidan eller klicka och välja den.

När Kleer har tagit emot ett mejlat kvitto får du en bekräftelse via mejl.

2. Fyll i uppgifterna

Kvittot dyker upp under Utlägg > Hantera utlägg. Klicka på det och fyll i fälten nedan. Du vet bäst vad köpet gällde, och ju mer som blir rätt här, desto färre frågor får du i efterhand.

Fält	Vad du anger
Betalsätt	Syns bara om du har ett företagskort. Välj kortet om du betalade med det, eller Privat om du betalade själv.
Typ av kvitto	Vad du köpte, till exempel taxi, hotell eller programvara. Valet avgör hur köpet bokförs, så välj det som passar bäst.
Syfte	Varför du gjorde köpet, med några ord. Det hjälper den som ska godkänna utlägget.
Digitalt	Kryssa i om kvittot är digitalt, till exempel en PDF. Lämna rutan tom om det är ett fotat papperskvitto.
Land	Välj Sverige och ange ingen moms för de flesta köp utomlands, som taxi, hotell och restaurang. Momsen på kvittot betalade du som privatperson, och den kan bolaget inte dra av. Välj ett annat land bara när kvittot saknar moms för att det är utställt till bolaget, till exempel när bolaget köper annonser av Google eller ett LinkedIn-abonnemang. Välj då det land leverantören finns i, det står oftast på kvittot.
Datum	Datumet på kvittot.
Period	Behöver oftast inte ändras. Gäller köpet en längre tid, som en licens för ett år, kan du ange de månader det gäller. Då fördelas kostnaden över dem.
Belopp	Hela beloppet på kvittot och vilken valuta det är i.
Varav moms	Momsen som står på kvittot. Skriv beloppet, ange procentsatsen eller klicka på momsbeloppet i kvittobilden. Kontrollera att det stämmer med kvittot.
Kategorier	Om bolaget följer upp kostnader per avdelning, projekt eller liknande. Ofta är dina kategorier redan ifyllda.
Vidarefakturera till	Om bolaget ska skicka vidare kostnaden till en kund eller ett projekt, välj vilket här.
Bifoga underlag	Om du har fler dokument som hör till köpet. Oftast räcker kvittot.

Är kvittot en representation, till exempel en lunch med en kund, visas också fält för deltagarna.

När du sparar hamnar kvittot under Utlägg att lämna in.

3. Lämna in

Kvittona är inte rapporterade förrän du lämnar in dem.

Gå till Utlägg > Hantera utlägg och rulla ner till Utlägg att lämna in.
Kryssa för de kvitton som är klara. Vill du vänta med något, kryssa ur det.
Klicka på Lämna in. Du kan skriva en kommentar som gäller hela inlämningen.

Kvittona du lämnar in samtidigt samlas i en journal, som du hittar under Utlägg > Journaler. Sedan godkänner din chef, eller den som godkänner utlägg i ert bolag, journalen. Har du betalat med egna pengar får du tillbaka dem, oftast med lönen.

Ord som är bra att känna till

Utlägg. Något du har köpt åt bolaget. Betalade du med egna pengar ska bolaget betala tillbaka.
Kvittotyp. Vilken sorts köp det är. Den avgör hur köpet bokförs.
Journal. Kvittona du lämnade in vid ett och samma tillfälle.
Moms. Skatten som ingår i priset. Bolaget kan ofta dra av svensk moms, därför frågar Kleer efter den.
Vidarefakturera. Att bolaget skickar vidare kostnaden till en kund.

FAQ

Jag har mejlat ett kvitto men det syns inte i Kleer, varför?

Kontrollera att du mejlade från den adress du loggar in med, eller från en extra adress som lagts till på din användare. Är du upplagd i flera bolag ska du mejla till bolagets egen adress, som står under Utlägg > Hantera utlägg.

Måste jag spara papperskvittot?

Nej, sedan 1 juli 2024 behöver du inte spara originalet. Se bara till att fotot har kommit in i Kleer och att allt går att läsa innan du slänger kvittot.

Jag har ett företagskort, hur gör jag?

Det beror på vilket kort du har:

Kleer-kortet: läs Rapportera köp med Kleer-kortet.
AirPlus eller SEB Corporate, kopplat till Kleer: läs Rapportera köp med AirPlus- eller SEB Corporate-kort.
Ett annat kort, som inte är kopplat till Kleer: följ den här sidan. Skicka in kvittot som vanligt och välj ditt företagskort under Betalsätt när du fyller i uppgifterna.

Kom ihåg att köp med företagskort också måste redovisas. Kan du inte visa kvitto för ett köp kan det dras från din lön.