Rapportera köp med AirPlus- eller SEB Corporate-kort

Så redovisar du köp med ett företagskort från AirPlus (tidigare Eurocard) eller SEB Corporate som är kopplat till Kleer: köpen syns i Kleer, och du kopplar ett kvitto till varje köp och lämnar in.

Har du ett företagskort från AirPlus (tidigare Eurocard) eller SEB Corporate, och har ditt bolag kopplat kortet till Kleer? Då dyker dina köp upp i Kleer av sig själva. Du behöver inte skriva in några belopp, bara koppla ett kvitto till varje köp och lämna in.

Den här sidan tar upp det som är speciellt för de här korten. Hur du skickar in kvitton, vad fälten betyder och hur du lämnar in står i Rapportera utlägg.

Alla kort från AirPlus och SEB Corporate är inte kopplade till Kleer. Syns inte dina köp i Kleer, fråga din arbetsgivare. Är kortet inte kopplat följer du bara Rapportera utlägg.

Så fungerar ditt kort

Det finns två sorters kort. Du rapporterar på samma sätt med båda, men av olika skäl:

• Bolaget får fakturan och betalar den. Du redovisar köpen så att bolaget har kvitton till allt som dragits på kortet. Kan du inte visa kvitto för ett köp kan det dras från din lön. Att köpen syns i Kleer gör det lätt att se vad du har kvar att redovisa.
• Du får fakturan och betalar den själv. Kortet fungerar då som ett privat utlägg: köpen du rapporterar betalas ut till dig, så att du har pengarna när fakturan ska betalas. Bolaget betalar kortets årsavgift. Kortet läggs inte upp som företagskort i Kleer, så när du redovisar ett köp väljer du alltid Privat under Betalsätt. Har du råkat göra ett köp som inte hör till bolaget kan du ta bort det själv.

När syns köpen i Kleer?

Oftast direkt efter köpet, som reserverade köp. På webben hittar du dem under Utlägg > Hantera utlägg, i appen under Utlägg > Kortköp att redovisa. Tillåter du notiser i appen får du också en notis om varje köp.

Ser du ett meddelande om kortköp som inte har bekräftats? Klicka på det och skriv in de fyra sista siffrorna på kortet. Det behöver du bara göra en gång per nytt kort.

Redovisa ett köp, steg för steg

Köpen som väntar på kvitto står högst upp under Utlägg > Hantera utlägg, under rubriken Nya kortköp. De är uppdelade per faktura, och köp som ännu inte har fakturerats ligger under Ej fakturerade.

1. Skicka in kvittot, gärna direkt när du har handlat. Se Skicka in kvittot.
2. Klicka på köpet i listan.
3. Välj kvittot som hör till köpet. Ofta har Kleer redan kopplat rätt kvitto.
4. Fyll i det som saknas, se Fyll i uppgifterna.
5. Spara.

När du sparar flyttas köpet från filtret Ej hanterade till Hanterade, och kvittot hamnar under Utlägg att lämna in. Glöm inte att lämna in det sedan.

Automatik vid återkommande köp

Har ett köp exakt samma beskrivning som ett köp du har redovisat tidigare, fyller Kleer i samma uppgifter som förra gången:

• Typ av kvitto
• Land
• Momssats
• Kategorier, även en eventuell fördelning

Kleer känner också igen vanliga återkommande köp från till exempel Facebook, LinkedIn och Google, även när referensen är ny varje gång. “FACEBK Z65TPQ6642” räknas alltså som samma köp som “FACEBK 32X95VFDG3”.

Hjälpa någon annan med kortköpen

Flera personer kan hjälpas åt med köpen på ett kort. En avdelnings kort kan till exempel skötas av flera, så att en person slipper göra all kvittoredovisning själv och ingen behöver mejla runt kvitton.

Ska du hjälpa till med någon annans kort går du till Utlägg > Hantera utlägg och väljer kortinnehavaren i rullistan. Där står kortets namn efter personens namn. Du ser bara köpen på de kort du har fått rätt till.

Du kan ladda upp kvitton och koppla dem till köpen. Journalen lämnas in av kortinnehavaren, dennes chef eller någon som administrerar alla utlägg i bolaget.

För dig som administrerar företagskorten

Gå till Utlägg > Företagskort och klicka på pennan i högerkanten på kortets rad. I fältet Får hantera kortköp anger du vilka som ska få hantera köpen på kortet.

Rätten gäller ett kort i taget. Ska någon hjälpa till med alla köp för en person som har flera kort, behöver hen läggas till på vart och ett av dem.

FAQ

Relaterade guider

• Rapportera utlägg, grunderna: skicka in kvitton, fälten och att lämna in