Kom igång med attestkedjor för leverantörsfakturor
Guide för ekonomiansvariga om hur attestkedjor fungerar och administreras i Kleer.
I Kleer kan du sätta upp attestkedjor för leverantörsfakturor. Användare med behörighet att attestera leverantörsfakturor kan ingå i en eller flera attestkedjor och på personnivå ha en beloppsgräns.
För att skapa och ändra attestkedjor krävs behörigheten Ekonomiansvarig.
En leverantörsfakturas väg i Kleer
Godkännande
När en leverantörsfaktura ankommer konteras den av Kleer och steget efter det är godkännande. Detta steg utförs vanligen av personen som köpt något i företaget, och innebär en kontroll att det som beställts har levererats enligt överenskommelse. Att använda sig av godkännare är dock frivilligt och kan hoppas över.
Godkännare utses i följande prioritetsordning;
- Användaren som är Er referens på leverantören i leverantörsregistret (du kan välja om denna ska användas som fallback enbart om referens saknas på fakturan)
- Användaren som hittas som Er referens vid inläsning av fakturan
- Användaren som manuellt får fakturan vidarebefordrad till sig
- Alla användare i Kleer kan vara godkännare.
- Godkännande sker innan attest och godkännandet inkluderas inte i de attestkedjor som sätts upp.
- Är användaren som ligger för godkännande samma som första personen i attestkedjan hoppas godkännande steget över och denna användaren attesterar fakturan.
Attest
När godkännandet är utfört skickas fakturan automatiskt till första personen i vald attestkedja för attest. Detta steg utförs vanligen av personer som har rätt att ta en kostnad i bolaget, de intygar att beloppet är inom budget och att de är villiga att acceptera kostnaden.
En attestkedja kan startas manuellt utan godkännare eller automatiskt efter kontering om man väljer att inte tillämpa godkännare i sina flöden
Attestkedja utses i följande prioritetsordning;
- Attestkedjan som är angiven på leverantören i leverantörsregistret.
- Standardkedjan
- Attestkedja som väljs manuellt på specifik faktura
- Leverantörsfakturan skickas till en person i taget enligt ordningen i den valda attestkedjan.
- För att fakturan ska bli attesterad krävs det att fakturan godkänts och sista attestanten har tillräcklig beloppsgräns. Används inte godkännare krävs det att minst två personer attesterar och sista attestanten har tillräcklig beloppsgräns.
- Fakturan fortsätter i attestkedjan tills detta är uppfyllt, då stannar den och blir slutattesterad. Eventuella efterföljande personer i den valda attestkedjan involveras då inte. Det kommer alltså alltid krävas att minst två personer har godkänt/attesterat för att fakturan ska kunna bli slutattesterad
Bokförd/Slutattesterad
Fakturan blir slutattesterad och bokförd när den passerat minst två personer och en person med tillräcklig beloppsgräns har attesterat.
Undantag
Det är möjligt att ställa in så att första person i attestkedjan får attestera om den personen har tillräcklig beloppsgräns. Då frångås alltså 4 ögonsprincipen som vi som standard applicerar. Önskas detta är det bara att säga till din Kleer-konsult.
Betalning
När leverantörsfakturan är slutattesterad hamnar den i fliken “Betala”. Där kan den ses av användare med betalrättigheter och de kan betala fakturan.
1. Behörighet
Ge användare som ska kunna attestera leverantörsfakturor korrekt behörighet. Det krävs behörigheten “Ekonomiansvarig” eller “Attestera egna samt mitt teams leverantörsfakturor”.
2. Beloppsgräns
Ange beloppsgräns på respektive användare i gränssnittet “Attestkedjor”, fliken Beloppsgränser, du hittar det under Inställningar i toppmenyn.
https://my.kleer.se/web/secure/settings/supplierinvoicechains.xhtml
Anges ingen summa har personen obegränsad beloppsgräns, vill du att beloppsgränsen ska vara 0 SEK anger du “0” i fältet. Beloppsgränser gäller även för kreditfakturor. En användare med 5 000 SEK i beloppsgräns har även rätt att attestera kreditfakturor till - 5 000 SEK.
Alla belopp är inkl. moms
3. Skapa attestkedjor
Skapa de attestkedjor som behövs i företaget i gränssnittet “Attestkedjor” du hittar det under Inställningar i toppmenyn. Här kan du också välja om någon av attestkedjorna ska vara standard och alltså användas om det inte finns någon specifik inlagd på leverantören.
https://my.kleer.se/web/secure/settings/supplierinvoicechains.xhtml
Du kan när du vill redigera eller lägga till flera attestkedjor.
Starta en attestkedja
Processen startar automatiskt om du använder funktionen att vidarebefordra till Er referens. När användaren som är angiven som Er referens godkänt leverantörsfakturan skickas den automatiskt vidare till vald attestkedja. Är ingen attestkedja vald hamnar fakturan i filtret Att göra hos användare med behörigheten Ekonomiansvarig.
Vill man hoppa över godkännande kan man på leverantörskortet ställa in att man vill att attestkedjan ska startas direkt efter kontering. Då bockar du i inställningen “Starta attestkedja utan godkännare” och ställer in vilken attestkedja som ska användas. När fakturan är konterad skickas den direkt för attest.
Ekonomiansvariga kan även manuellt starta processen genom att inne på en leverantörsfaktura klicka på knappen “Starta attestkedja” och ange vem som ska vara godkännare samt vilken attestkedja som ska användas. Vill man inte ha en godkännare kan detta fält lämnas tomt och fakturan skickas då direkt till första person i attestkedjan. Detta kan också göras från listan “Att göra”.
Inne på fakturan hittas “Starta attestkedja” som alltså då också kan hittas i listvyn över fakturor att hantera.
I dialogrutan som öppnas fyller du i vem som ska vara godkännare och vilken attestkedja som ska användas. Det går också att välja om denna attestkedja ska vara standard för den här leverantören framåt.
Tips för mer automation
- Ange en användare som Er referens på alla leverantörer i leverantörsregistret och ha vidarebefordra till Er referens påslaget så slipper ni manuell hantering vid godkännandet.
- Ange vilken attestkedja som ska användas på respektive leverantör i leverantörsregistret. Detta går även att uppdatera löpande av ekonomiansvarig när leverantörsfakturor hanteras. Välj också om ni vill starta attestkedjor med eller utan godkännare.
- Ange en av attestkedjorna som Standardkedja om ni oftast har samma personer som ska attestera leverantörsfakturor. Genom detta är ni säkra på att fakturan alltid hamnar hos någon som har bra insyn i hanteringen av leverantörsfakturor. Vill de byta attestkedja görs det enkelt på fakturan.
FAQ
Vad är en standardkedja?
Det går att ange en av attestkedjorna som skapats som Standard. Denna kan med fördel användas om ni oftast har samma personer som ska attestera leverantörsfakturor. Genom detta är ni säkra på att fakturan alltid hamnar hos någon som har bra insyn i hanteringen av leverantörsfakturor. Denna kedja används även om Kleer inte kan avgöra vilken kedja som ska användas, exempelvis vid en helt ny leverantör. Standardkedjan kan precis som andra attestkedjor anges på leverantörer.
Hur anger jag en attestkedja för en leverantör?
I vänstermenyn under Leverantörsfakturor hittar du Leverantörsregistret. Där klickar du dig in på en leverantör och i fältet “Attestkedja” väljer du vilken attestkedja som ska användas just för den leverantören. Endast ekonomiansvariga kan ange/byta attestkedja på en leverantör.
Du kan även ange vilken attestkedja som ska användas på en leverantör genom att använda switchen som finns i fönstret som syns när du klickar på knappen Starta attestkedja/Ändra attestkedja inne på en leverantörsfaktura.
Hur ställer jag in att leverantörsfakturor automatiskt ska skickas för godkännande till Er referens?
Denna inställning finns i dagsläget endast tillgänglig för Kleer-konsulter. Kontakta din Kleer-konsult så ordnar de inställningen åt er!
Hur ställer jag in så attestkedjor startas automatiskt utan godkännare?
Inne på leverantörskortet finns en inställning som heter “Starta attestkedjor utan godkännare”. Är denna ibockad kommer attestkedjor startas automatiskt efter kontering. Vill du att detta ska va en standardinställning för nya leverantörer kan din Kleer-konsult ställa in detta för dig.
Hur hanteras hemliga leverantörsfakturor?
Fakturor från leverantörer som angetts som hemliga undantas attestkedjor och hanteras manuellt av ekonomiansvariga.
Hur hanteras självfakturor?
Självfakturor undantas från attestkedjor.
Kan en användare vara involverad flera gånger i hanterandet av en leverantörsfaktura?
Nej. Om en användare både är godkännare och första attestant kommer godkännande steget att hoppas över. Därför krävs det minst två personer i varje attestkedja för att säkerställa att det alltid är minst två olika personer som granskar fakturan innan betalning.
Vem kan byta attestkedja på en leverantörsfaktura?
Användare med rättighet att attestera kan byta attestkedja på en leverantörsfaktura.
Vem kan byta godkännare på en leverantörsfaktura?
Vem som helst som har tillgång till leverantörsfakturan kan byta godkännare.
Vad händer om någon byter attestkedja när en annan påbörjats?
Om attestkedjan byts startas processen om och person 1 i den nya kedjan får fakturan skickad till sig för attest. Eventuella attester som gjorts i den första attestkedjan blir ogiltiga.
Vad är en beloppsgräns?
På personnivå går det att ange ett maxbelopp för vad personen får attestera, en så kallad beloppsgräns. En leverantörsfaktura blir slutattesterad när en person med tillräckligt hög beloppsgräns attesterar. Finns det personer efter hen i den valda attestkedjan kommer de inte att få fakturan skickad till sig.
Beloppsgränser gäller även för kreditfakturor. En användare med 5 000 SEK i beloppsgräns har även rätt att attestera kreditfakturor till - 5 000 SEK.
Alla belopp är inkl. moms
Vad händer om sista personen i attestkedjan har otillräcklig beloppsgräns?
Har personen som är sist i en attestkedja inte tillräckligt hög beloppsgräns för den aktuella leverantörsfakturan blir den inte slutattesterad. Den hamnar då under filtret Att göra för användare med behörigheten Ekonomiansvarig.
Går det att göra undantag från attestkedjan?
Ja, Ekonomiansvariga kan alltid slutattestera leverantörsfakturor så länge som de har tillräckligt hög beloppsgräns för den aktuella fakturan. Dock krävs en kommentar när detta görs som sparas till historiken.
Hur många ingår i en attestkedja?
Hur många personer som ingår i ett företags specifika attestkedjor är upp till ekonomiansvariga i bolaget som administrerar dessa. Kleer garanterar att leverantörsfakturan alltid passerar minst två olika personer innan den blir attesterad och kan betalas.
Kan attestant och betalare vara samma person?
Ja det görs ingen kontroll av om attestant och betalare är samma person sålänge du inte aktiverat den funktion vi i Kleer kallar “Dualitet”. Dualitetsfunktionen aktiveras av din konsult.