Kundfaktura: justera och matcha

Den här guiden beskriver hur du i Kleer hanterar kundfakturor i flödet före och efter attest: godkänna fakturor, attestera och skicka, samlingsfakturera flera fakturor till en, samt stämma av genom att registrera betalningar och justera…

Den här guiden beskriver hur du i Kleer hanterar kundfakturor i flödet före och efter attest: godkänna fakturor, attestera och skicka, samlingsfakturera flera fakturor till en, samt stämma av genom att registrera betalningar och justera återstående belopp. Vyerna nås under kundfakturahanteringen.

Godkänna kundfakturor

Om godkännande används granskar en behörig användare fakturorna innan de attesteras.

1. Öppna vyn Godkänna. Listan visar kund, fakturadatum, förfallodatum samt belopp exklusive och inklusive moms med summering i sidfoten.
2. Markera de fakturor som ska godkännas.
3. Klicka Godkänn och bekräfta i dialogen “Godkänn de markerade fakturorna?”.

Attestera och skicka

I vyn Attestera slutbehandlar du fakturorna och skickar dem till kund. Filtrera vid behov med statusfiltret överst.

1. Markera de fakturor du vill attestera. Varningsikoner kan visa om periodisering inte kan göras, om en granskare ännu inte lämnat sitt godkännande, eller om en faktura ligger i en låst bokföringsperiod.
2. Klicka Attestera för att enbart attestera, eller använd delningsknappen och välj Attestera och skicka för att även skicka fakturan till kund.
3. Bekräfta i dialogen.

Under Fler alternativ hittar du bland annat Samlingsfakturera och Välj dimensioner/kategorier på alla rader i de markerade fakturorna. Med Ta bort raderar du markerade fakturor.

Factoring (finansiering)

Om factoring är aktiverat kan du sälja eller belåna fakturor i samband med attest.

1. Klicka på knappen Attestera med factoring i sidfoten.
2. Följ instruktionerna i factoringdialogen. Vid Lendify sker en automatisk återbetalning av det belånade beloppet när fakturan betalas av mottagaren. Factoringstatusen och ikonen ligger kvar tills återbetalningen är bokförd, även om kunden redan har betalat fakturan.

Kreditera fakturor med reserverad tid

Har kundfakturan rader med reserverad tid saknas alternativet Skapa Kredit i fakturans meny. Öppna i stället fakturaunderlaget och kreditera därifrån.

När en sådan faktura krediteras skapas nya reservationer av den krediterade tiden, daterade till kreditfakturans datum, så att tidrapporteringen och reservationshistoriken hänger ihop även efter krediteringen.

Samlingsfakturera

Samlingsfakturering slår ihop flera fakturor till samma kund till en faktura. Kleer föreslår automatiskt fakturor som kan slås ihop.

1. I attesteringsvyn ser du en länk “X fakturor att samlingsfakturera” om det finns automatiskt sammanslagbara fakturor. Klicka på länken för att gå till den dedikerade vyn.
2. I vyn Samlingsfakturera markerar du i trädtabellen de fakturor som ska slås ihop. Beloppen summeras i sidfoten.
3. Förhandsgranska vid behov varje faktura via PDF-ikonen.
4. Klicka Samlingsfakturera och bekräfta.

Vill du manuellt slå ihop fakturor som Kleer inte föreslagit: markera dem i attesteringsvyn, välj Fler alternativ och sedan Samlingsfakturera. I dialogen markerar du den faktura som ska användas som bas (fakturahuvud) för samlingsfakturan; tabellen visar skillnaderna mellan fakturorna. Förhandsgranska med Förhandsgranska och bekräfta.

Registrera betalning (Stämma av)

I vyn Stämma av registrerar du betalningar och justerar återstående belopp på kundfakturor.

1. Markera en kundfaktura.
2. Klicka Registrera betalning.
3. Ange Betaldatum. Om fakturan är i annan valuta än bokföringsvalutan anges beloppet både i fakturavaluta och i bokföringsvaluta.
4. Lägg vid behov till bokföringsrader (konto, belopp och dimensioner/kategorier) samt bifoga underlag.
5. Klicka Betala.

Justera återstående

Här justerar du återstående belopp på en kundfaktura utan att bokföringen påverkas. Justeringen syns sedan i fakturans historik.

1. Markera en kundfaktura.
2. Klicka Justera återstående.
3. Ange betaldatum, belopp (i fakturavaluta och/eller bokföringsvaluta) samt en kommentar.
4. Klicka Spara.

Tips

• Statuskolumnen och ikoner i listorna visar om en faktura är under påminnelse- eller kravhantering. Flera statusar kan visas samtidigt, till exempel factoring och påminnelse på samma faktura.
• Om dimensioner/kategorier är aktiverade kan du sätta dem på flera fakturor samtidigt via Fler alternativ → Välj [kategori].