Anslagsfakturor
När leverantörsfakturor används som betalning av beviljade anslag
Vad är en anslagsfaktura?
En anslagsfaktura är en leverantörsfaktura som används för betalning av ett beviljat anslag. Istället för att mottagaren av anslaget får pengar utbetalda till sitt konto tillåts de istället skicka en faktura till stiftelsen som stiftelsen betalar å mottagarens vägnar. Fakturan skickas dock i praktiken oftast direkt av leverantören till stiftelsen.
Exempel på denna typ av fakturor är tandläkarfakturor, glasögonfakturor, hotellvistelser
Det som skiljer i hanteringen av en anslagsfaktura och en leverantörsfaktura i Kleer är att på en anslagsfaktura ska det anges vilket anslag fakturan avser, annars är allting annat lika.
Samma inställningar gällande attestkedjor och dualitet gäller även dessa fakturor.
Anslagsfakturaflöde i helhet
1. Bevilja anslag (försystem)
Alla anslag som hanteras i Kleer måste först beviljas. Det gör i valt försystem, vanliga försystem är Stiftelserummet (Boardeaser) samt SBS.
2. Ange faktura som betalmetod (försystem)
För att det ska gå att matcha en leverantörsfaktura mot anslaget måste det i försystemet ha markerats med att det ska betalas med faktura. Hur detta praktiskt görs i försystemet hänvisar vi till respektive försystems guider.
3. Leverantörsfaktura inkommer till Kleer
Anslagsfakturor skall skickas in till Kleer som övriga leverantörsfakturor. Dvs via e-post, EDI eller post. Vänligen markera/be leverantör markera om möjligt att det gäller anslag.
4. Faktura konteras
När fakturan inkommit konteras den av personal på Kleer. Den bokförs mot skuldkontot för anslag.
5. Ange anslag på leverantörsfaktura
Användare hos stiftelsen med rättighet att administrera leverantörsfakturor anger på leverantörsfakturan vilket anslag fakturan avser. Det görs i fältet Anslag och tillgängliga anslag syns i en rullista som är sökbar.
6 a. Spara/Attestera leverantörsfaktura
När anslag valts på fakturan måste den sparas alternativt attesteras om val av anslag görs av attestanten.
6 b. Återstående på anslag uppdateras
I samband med att anslag valts på fakturan så uppdateras återstående belopp på anslaget så att det inte råkar övertraseras.
7. Betala leverantörsfaktura
Betala fakturan precis som övriga leverantörsfakturor
Hantering av anslagsfakturor i Kleer
Inne på en leverantörsfaktura visas fältet Anslag när det går att välja. Både i den förenklade fakturavyn samt den fullständiga.
FAQ
Varför ser jag inte Anslags fältet på en faktura i Kleer?
För att funktionen med att matcha en leverantörsfaktura mot ett anslag ska fungera i Kleer måste fakturan bokföras mot det skuldkonto som används för anslag. Standardkontot för det är 2894 men det går även att använda ett annat konto. Har du rättighet att ändra bokföringskonto i konteringen på fakturan kan du göra det och då kommer fältet att visas, känner du dig osäker kontakta Kleer så hjälper vi till.
Varför ser jag inte anslaget i rullistan på en faktura?
Det finns två huvudorsaker till detta
- Kleer har inte fått information från försystemet om att anslaget ska betalas med faktura. Kontrollera i försystemet att det är angett och att det synkats över till Kleer.
- Det finns inte tillräckligt med återstående belopp på anslaget för att täcka fakturans belopp. Antingen behöver ett högre belopp beviljas i försystemet, alternativt så kan överskjutande belopp tas som en annan typ av kostnad - kontakta i så fall Kleer och informera om hur kostnaden ska tas så uppdaterar vi konteringen.
Har du kontrollerat dessa två saker och anslaget ändå inte dyker upp - kontakta Kleer.